ব্যবস্থাপনার কোন কাজের মাধ্যমে কার্যফল যাচাই করা হয়?

Concept of Controlling

ভার্চুয়াল কর্পোরেশন লি.-এর বিক্রির লক্ষ্যমাত্রা মাসে ১০,০০০ একক নির্ধারণ করা হয়। এজন্য বিক্রয় বিভাগের সবাইকে প্রয়োজনীয় সুযোগ-সুবিধা দেওয়া হয়। কিন্তু প্রতিষ্ঠানটির বিক্রি মাসে ৭,০০০ একক অতিক্রম করতে ব্যর্থ হয়। এজন্য বিক্রয় বিভাগের কর্মীদের যথেষ্ট চাপের মধ্যে রাখা হয়। দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যবস্থাপকদেরও কঠোর জবাবদিহির আওতায় আনা হয়। কর্মীদের প্রশিক্ষণ দেওয়ার পাশাপাশি প্রতিষ্ঠানটি নতুন বিক্রয় কৌশল নির্দিষ্ট করে। এরপরও বিক্রি ৭,৮০০ একক অতিক্রম করছে না। সব দিক বিবেচনা করে কর্তৃপক্ষ পুনরায় বিক্রির লক্ষ্যমাত্রা ৮,০০০ একক নির্ধারণ করে। ওপরের ঘটনায় যে পদক্ষেপগুলো (বিক্রির লক্ষ্যমাত্রা নির্ধারণ, চাপ প্রয়োগ, প্রশিক্ষণ দেওয়া, নতুন বিক্রয় কৌশল নির্দিষ্ট করা, বিক্রির নতুন লক্ষ্যমাত্রা নির্ধারণ) নেওয়া হয়েছে সেগুলো নিয়ন্ত্রণের অন্তর্ভুক্ত।

নিয়ন্ত্রণের (Controlling) আভিধানিক অর্থ হলো কোনো কিছু পরিচালনা করা, সংযত করা, দমন করা, বিরত রাখা, আয়ত্তে রাখা প্রভৃতি। ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার সর্বশেষ ধাপ হলো নিয়ন্ত্রণ। পরিকল্পনা অনুযায়ী প্রতিষ্ঠানের সব কাজ সঠিকভাবে সম্পন্ন হচ্ছে কি না, তা যাচাই করা এবং কোনো ধরনের সমস্যা পাওয়া গেলে তার সংশোধন করা হলো নিয়ন্ত্রণ। প্রতিষ্ঠানের মূল লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য প্রথমে পরিকল্পনা তৈরি করা হয়। এরপর পরিকল্পনার আলোকে প্রয়োজনীয় উপায়-উপকরণ ও সম্পদ সংগঠিতকরণ, কর্মীসংস্থান, নির্দেশনা, প্রেষণা ও সমন্বয়সাধন করতে হয়। কিন্তু অধীনস্থরা সব সময় সব কাজ সঠিকভাবে করতে পারেন না। প্রাকৃতিক-অপ্রাকৃতিক বিভিন্ন কারণে কখনো পরিবেশ-পরিস্থিতিও প্রতিকূলে যায়। তাই প্রয়োজন হয় নিয়ন্ত্রণের। এর মাধ্যমে ভুল-ত্রুটি খুঁজে বের করা হয় এবং সংশোধনের ব্যবস্থা নিয়ে লক্ষ্য অর্জনে এগিয়ে যাওয়া যায়।

• যুক্তরাষ্ট্রের ক্যালিফোর্নিয়া বিশ্ববিদ্যালয়-এর অধ্যাপক হ্যারল্ড কুঞ্জ এবং সানফ্রানসিসকো বিশ্ববিদ্যালয়-এর অধ্যাপক
  হেইঞ্জ ওয়েরিচ (Harold Koontz and Heniz Weihrich) এর মতে, 'Controlling is measuring and correcting individual and organizational performance to ensure that events conform to plans.' অর্থাৎ, 'পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ সম্পাদন নিশ্চিত করার জন্য ব্যক্তির ও প্রতিষ্ঠানের সম্পাদিত কাজ পরিমাপ ও সংশোধন করাকে নিয়ন্ত্রণ বলে।'
• ডেভিড এইচ, হল্ট (David H. Holt) এর মতে, Controlling is the management function of monitoring performance and adopting work variables to improve results' অর্থাৎ, 'নিয়ন্ত্রণ হচ্ছে কাজ সম্পাদন তদারকি করা এবং ফলাফল উন্নয়নে শিল্প প্রতিষ্ঠানের খাপ খাওয়ানোর ব্যবস্থাপকীয় কাজ বিশেষ।'

উল্লিখিত আলোচনা ও সংজ্ঞা বিশ্লেষণ করে নিয়ন্ত্রণ সম্পর্কে নিচের ধারণা পাওয়া যায়-

• নিয়ন্ত্রণ একটি চলমান প্রক্রিয়া;
• এটি ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার সর্বশেষ কাজ;
• পরিকল্পনা বা আদর্শমানের ওপর ভিত্তি করে নিয়ন্ত্রণ করা হয়;
• এতে প্রকৃত কার্যফল পরিমাপ করে আদর্শমানের সাথে তুলনা করা হয়;
• এতে কোনো পার্থক্য বা বিচ্যুতি থাকলে তার কারণ নির্ণয় করে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া হয়;

অতএব, পরিকল্পনা বা আদর্শমান অনুযায়ী যাবতীয় কাজ সম্পাদিত হচ্ছে কি না, তা যাচাই করে কোনো বিচ্যুতি থাকলে
প্রয়োজনীয় সংশোধনমলক ব্যবস্থা নেওয়ার কাজকে নিয়য়ণ বলে।

নিয়ন্ত্রণ  - মোহাম্মদ খালেকুজ্জামান স্যার এর লেখা বই